Privacyverklaring

Wie verwerkt jouw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Naam: Twovex9 B.V.
Adres: Zijperstraat 35, 1823CX Alkmaar, Nederland
KvK-nummer: 42180938
Btw-nummer: NL870069913B01
E-mail: hallo@twovex9.com

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Vragen over privacy komen bij ons zelf binnen, op het e-mailadres hierboven.

Welke gegevens wij verwerken en waarvoor

Het contactformulier op deze site

Vul je het formulier op onze voorpagina in, dan verwerken wij je naam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht, en — als je die invult — je bedrijfsnaam, je huidige website en je socials. Wij gebruiken die gegevens alleen om je aanvraag te beantwoorden en om, als dat eruit komt, een voorstel te doen. De grondslag is jouw verzoek om contact: de stap voorafgaand aan een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om op een aanvraag te mogen reageren.

Bij het versturen slaan onze servers kort je IP-adres op om te zien of hetzelfde adres niet tientallen aanvragen achter elkaar stuurt. Dat is een maatregel tegen misbruik en spam, op grond van ons gerechtvaardigd belang. Die teller verdwijnt binnen een uur en wij koppelen hem niet aan je aanvraag.

Een account in StayCheck of Servisla

Werk je met onze software, dan verwerken wij de gegevens die bij je account horen: je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer, de naam van je bedrijf, je inloggegevens en de instellingen die je kiest. Daarnaast leggen onze systemen vast wanneer er is ingelogd en welke handelingen er in het systeem zijn gedaan, zodat wij storingen kunnen oplossen en misbruik kunnen zien. Dit doen wij om de overeenkomst met je uit te voeren.

Betalen

Betaal je voor een abonnement, dan loopt die betaling via onze betaaldienstverlener Mollie B.V. Je kaartgegevens vul je bij Mollie in; die komen niet bij ons terecht en wij slaan ze niet op. Wij zien wel wie heeft betaald, welk bedrag, op welke datum en of de betaling is gelukt. Die gegevens hebben wij nodig om de overeenkomst uit te voeren en om onze administratie te doen, wat ook een wettelijke plicht is.

Facturen en administratie

Voor onze boekhouding verwerken wij je naam, adres, btw-nummer en factuurgegevens. Dat doen wij omdat de wet ons verplicht een administratie bij te houden en te bewaren.

Wij nemen geen besluiten over je op basis van alleen een computer, en wij maken geen profielen van bezoekers.

Gegevens die onze klanten invoeren

Onze klanten zetten in StayCheck en Servisla gegevens van anderen: huurders, gasten en medewerkers. Voor die gegevens is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wij gebruiken ze alleen om de software voor die klant te laten werken, nooit voor onszelf.

Ben jij huurder of gast en wil je weten wat er over je is vastgelegd, of wil je dat laten aanpassen of verwijderen? Neem dan contact op met het bedrijf dat je verblijf of je huur regelt. Wij sturen zo’n verzoek door als het bij ons binnenkomt, maar wij mogen zelf niet in die gegevens ingrijpen. Hoe dit juridisch ligt, staat in artikel 9 van onze voorwaarden.

Cookies en meten

Deze website plaatst geen cookies voor statistieken, advertenties of het volgen van bezoekers. Er staat geen analysedienst op de site en er zijn geen trackers van derden. Daarom vragen wij je ook niets over cookies: er is niets om toe te staan of te weigeren.

In StayCheck en Servisla gebruiken wij alleen opslag in je browser die nodig is om de app te laten werken en om je ingelogd te houden.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Aanvraag via het formulier: 24 maanden na ons laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit komt. Vraag je ons eerder om verwijdering, dan doen wij dat.
Accountgegevens: Zolang je abonnement loopt. Daarna kun je 30 dagen om een export vragen; binnen zes maanden na het einde verwijderen wij het account en de inhoud.
Logbestanden: Maximaal 12 maanden.
IP-adres bij het formulier: Maximaal 1 uur.
Facturen en administratie: 7 jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.
Betaalgegevens bij Mollie: Volgens de bewaartermijnen van Mollie, die horen bij een betaaldienst onder toezicht.

Wie wij inschakelen

Wij bouwen niet alles zelf. Voor betalen, hosten, mailen en boekhouden werken wij met andere partijen, die daarbij persoonsgegevens voor ons verwerken. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst, waarin staat dat zij de gegevens alleen voor ons mogen gebruiken en goed moeten beveiligen.

Mollie: Verwerkt de betalingen van onze abonnementen.
Moneybird: Maakt en bewaart onze facturen en onze administratie.
Microsoft: Onze e-mail en onze kantoorbestanden.
Vercel: Hosting van deze website en van onze applicaties.
Supabase: De database en de opslag achter onze software.
Resend: Verstuurt onze e-mail, waaronder de aanvragen uit het contactformulier.

Wij laten gegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Unie verwerken. Verwerkt een van deze partijen gegevens buiten de EU, dan gebeurt dat op grond van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een ander geldig doorgiftemechanisme.

Verder geven wij gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op bevel van een rechter.

Hoe wij gegevens beveiligen

Al het verkeer naar onze site en onze apps gaat over een versleutelde verbinding.
Van de gegevens in onze systemen maken wij dagelijks een back-up.
Toegang tot gegevens heeft alleen wie die voor zijn werk nodig heeft, en alleen met een eigen account.
Wachtwoorden bewaren wij versleuteld; wij kunnen ze niet uitlezen.

Gaat er ondanks dat iets mis en kan dat gevolgen voor je hebben, dan melden wij dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens, en aan jou, zoals de wet voorschrijft.

Jouw rechten

Over de gegevens die wij van je verwerken, heb je de volgende rechten:

Inzage. Je mag opvragen welke gegevens wij van je hebben.
Correctie. Staat er iets verkeerd, dan passen wij dat aan.
Verwijdering. Je mag vragen je gegevens te wissen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.
Beperking. Je mag vragen de verwerking tijdelijk stil te zetten.
Bezwaar. Verwerken wij gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, dan mag je daartegen bezwaar maken.
Overdracht. Je mag je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen om ze elders te gebruiken.
Toestemming intrekken. Heb je ons ooit toestemming gegeven, dan mag je die altijd weer intrekken.

Stuur je verzoek naar hallo@twovex9.com. Wij reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan laten wij je binnen die maand weten dat wij meer tijd nodig hebben. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde geven, kunnen wij je vragen jezelf te identificeren.

Een klacht indienen

Vind je dat wij niet goed met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via hallo@twovex9.com. Wij lossen het liever samen op.

Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen en contact

Verandert de manier waarop wij met gegevens omgaan, dan passen wij deze verklaring aan. Bovenaan deze pagina staat welke versie je leest en van welke datum die is. Gaat het om een wijziging die voor jou als klant van belang is, dan melden wij die ook per e-mail.

Vragen over deze verklaring? Mail hallo@twovex9.com of schrijf ons op Zijperstraat 35, 1823CX Alkmaar.

Wat wij van je weten, en waarom.